Julkiset hankinnat - toimialakohtaiset hankintaprosessin tarjouspyyntömallit

JulkiSet palvelussa on toimialakohtaisia tarjouspyyntömalleja word muotoisina. Tarjouspyyntömallit sisältävät:

• tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat tarjouslomakkeet
• hankinnan kohteen kuvauksen (esimerkki hankintayksikön muokattavaksi)
• hinnoittelulomakkeen
• sopimusmallin
• saatteen, jossa annetaan toimialaa koskevaa taustainformaatiota, kilpailutusta koskevia näkökohtia sekä tietoa ketkä ovat osallistuneet malliasiakirjan laadintaan.

Malliasiakirjoissa on runsaasti ohjeruutuja, jotka ohjaavat hankkijaa asiakirjan täyttämisessä.

Toimialakohtaiset tarjouspyyntömallit on laadittu PTCS:n asiantuntijoiden toimesta yhteystyössä hankintayksikön ja toimittajien kesken. Laadintaprosessi on pääsääntöisesti tapahtunut siten, että asiakirjojen sisällön osalta on käyty verkostomaista vuoropuhelua hankintayksikön, PTCS:n ja alalla toimivien toimittajien kanssa. Tällä tavoin on pyritty varmistamaan asiakirjojen laadukkuus ja se, että asiakirjat ovat laajasti hyväksyttävissä toimittajien ja hankintayksikköjen toimesta.

Malliasiakirjoja päivitetään julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön muuttuessa sekä tarvittaessa muutenkin. Malliasiakirjojen sisällön ajantasaisuus arvioidaan vuosittain. Käyttäjät ja toimittajat voivat kommentoida asiakirjoja ja antaa käyttäjäpalautetta, joka huomioidaan asiakirjojan ylläpidossa.

Malliasiakirjojen käytössä tulee aina muistaa, että hankintayksikön on huolellisesti arvioitava soveltuuko malliasiakirja hankintayksikön hankintaan. Erityisesti hankinnan kohteiden kuvauksien osalta on tärkeää huomata, että malliasiakirjan esimerkkikuvaukseen tulee suhtautua kriittisesti ja miettiä, että vastaako kuvaus juuri sitä, mitä hankintayksikkö on hankkimassa.