JULKISTEN HANKINTOJEN ABC TARJOAJILLE

Opas julkisiin hankintoihin osallistuville tarjoajille ja ehdokkaille

 

Yrityksille!

Tämä opas on tarkoitettu apuvälineeksi kaikille niille, jotka osallistuvat julkisia hankintoja koskeviin tarjouskilpailuihin. Oppaan avulla tarjoaja saa kokonaiskuvan julkisia hankintoja koskevista säännöistä sekä käytännön vinkkejä, miten hankintamenettelyn eri vaiheissa tulee toimia. Oppaassa on nostettu esiin myös tarjoajien tekemiä yleisempiä virheitä ja annetaan vinkkejä siitä, miten virheet vältetään.

Tärkein sääntö tarjoajille voidaan kuitenkin kiteyttää seuraavasti: Perehdy tarjouspyyntöön huolella ja tee tarjous täsmälleen tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Mikäli tarjouspyyntö on epäselvä, pyydä hankintayksikköä selventämään epäselviä kohtia ja tee pyyntö hankintayksikölle riittävän ajoissa noudattaen mahdollisia tarjouspyynnössä asetettuja määräaikoja.

 

1 JULKISTEN HANKINTOJEN KILPAILUTTAMISVELVOITE
  

1.1 Sovellettavat lait ja periaatteet

Julkisiin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista eli hankintalakia (348/2007) ja sitä täydentävää hankinta-asetusta (614/2007). Hankintoja koskeva lainsäädäntö pohjautuu EU direktiiveihin.
Erityisaloilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007). Kyseinen laki velvoittaa yksiköitä, joilla on lain määrittelemiä vesi- ja energiahuollon ja liikenteen toimintoja taikka postipalvelutoimintaa. Tämä opas ei käsittele erityisalojen hankintalakia. Yleisesti voidaan kuitenkin todeta, että erityisaloilla menettelytavat ovat hyvin samanlaiset kuin hankintalaissa, mutta kynnysarvot ovat merkittävästi suuremmat.
Hankintalainsäädäntö asettaa velvollisuuksia hankintayksiköille, ei tarjoajille. Kuitenkin menestyminen tarjouskilpailuissa edellyttää, että myös tarjoaja tuntee hankintoihin sovellettavat säännökset.
Hankintayksikön tulee noudattaa hankintalain 2 §:n mukaisia periaatteita:
1) kilpailun edistäminen markkinoilla,
2) prosessin avoimuus ja julkisuus eli julkinen luotettavuus,
3) prosessin tasapuolisuus eli yritysten syrjimätön kohtelu,
4) taloudellisuus eli prosessin kokonaiskustannusten hallinta ja yksittäisten hankintojen hyvä hinta-laatu suhde sekä
5) suhteellisuus eli kaikkien hankintaan liittyvien vaatimusten pitäisi olla oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen nähden.

Erityisesti tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus tulee usein sovellettavaksi hankintaprosessissa, ja sen vuoksi on tärkeää, että myös tarjoaja sisäistää tämän periaatteen, jonka mukaan kaikkia tarjoajia on kohdeltava samalla tavoin. Jos esimerkiksi yksi tarjoaja lähettää tarjouksen myöhässä, on se hylättävä, jotta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus vaarannu. Samoin tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset on pääsääntöisesti hylättävä.

 
1.2 Mikä on julkinen hankinta?

Hankintalaissa hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ostamista ja vuokraamista (ja näihin rinnastettavaa toimintaa kuten leasing ja osamaksukaupalla ostaminen) ja palveluiden ostamista sekä rakennusurakan teettämistä.

Tietyt hankinnat, kuten salassa pidettävät hankinnat, sotilaalliseen käyttöön liittyvät hankinnat, tietyt tutkimus- ja kehittämispalvelut eivät kuulu hankintalain piiriin (poikkeukset hankintalain 7 § ja 8 §).

Hankintalaki koskee ainoastaan hankintoja, jotka ylittävät ns. kansalliset kynnysarvot. Kansalliset kynnysarvot ovat:

• tavara- ja palveluhankinnoissa 30 000 euroa
• sosiaali- ja terveyspalveluissa 100 000 euroa ja
• rakennusurakoissa 150 000 euroa.

Hankintalaki veloittaa hankintayksikköjä, joita ovat hankintalain 6 §:n mukaisesti:

1. Valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset
2. Evankelisluterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko sekä niiden seurakunnat ja muut viranomaiset
3. Valtion liikelaitoksista annetun lain (1185/2002) mukaiset liike-laitokset
4. Julkisoikeudelliset laitokset ja
5. Mikä tahansa hankinnan tekijä silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta 1–4 kohdassa tarkoitetulta hankintayksiköltä (esim. yhdistys, joka saa tiettyyn hankintaan tukea esim. RAY:ltä tai Tekesiltä yli 50 %).

Edellä mainituilla julkisoikeudellisella laitoksella tarkoitetaan missä tahansa oikeudellisessa muodossa toimivaa oikeushenkilöä, joka on
a. nimenomaisesti perustettu tyydyttämään sellaisia yleisen edun mukaisia tarpeita, joilla ei ole teollista tai kaupallista luonnetta ja
b. jota valtion, kuntien tai kuntayhtymien viranomaiset tai evankelisluterilainen kirkko tai ortodoksinen kirkko tai niiden seurakunta, valtion liikelaitos tai julkisoikeudellinen laitos:
1) pääasiallisesti rahoittaa tai
2) joka on tällaisen yksikön valvonnassa tai
3) jonka johto-, valvonta- tai hallintoelimen jäsenistä edellä mainittu hankintayksikkö nimittää yli puolet.

Suomessa toimivia julkisoikeudellisia laitoksia ovat muun muassa Kansaneläkelaitos, Eläketurvakeskus, eräät yleishyödylliset yhdistykset sekä elinkeinotoiminnan edellytysten parantamiseksi perustetut yhtiöt, kuten kuntien perustamat, esimerkiksi matkailun edistämistä varten perustetut yhtiöt.

1.3 Hankintojen jaottelu kolmeen ryhmään kynnysarvojen mukaan

Julkiset hankinnat voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

• Pienhankinnat
Hankintalain ulkopuolelle jäävät alle kansallisten kynnysarvojen olevat hankinnat, esim. alle 30 000 euron laitehankinta tai alle 150 000 euron rakennusurakka

• Kansalliset hankinnat
Hankinnat, jotka ylittävät kansallisen kynnysarvon, mutta jäävät alle EU kynnysarvon sekä ns. toissijaiset B listan palveluhankinnat, vaikka niiden arvo ylittäisi EU-kynnysarvon

• EU-hankinnat
Hankinnat, joiden arvo ylittää EU-kynnysarvon pois lukien edellä mainitut toissijaiset, B-listan hankinnat.

Kynnysarvot on kuvattu alla:

KYNNYSARVOT

Kynnysarvot	Tavarat ja palvelut	Sosiaali- ja terveyspalvelut	Rakennusurakat
EU-kynnysarvot	Keskushallinnon yksiköt 130 000 € Muut 200.000   €	Keskushallinnon yksiköt 130 000 € Muut 200.000 € Noudatetaan kansallisia menettelyitä	5.000.000 €
Kansalliset kynnysarvot	30.000 €	100.000 €	150.000 €

 

EU-kynnysarvot vaihtelevat siis sen mukaan, mikä on hankintayksikön asema. Valtion keskushallintoon kuuluvilla yksiköillä, esim. ministeriöillä, keskusvirastoilla ja monilla ministeriöiden alaisilla organisaatioilla on pienempi EU kynnysarvo, kuin muilla hankintayksiköillä (esim. kunnat ja kaupungit) .

Taulukossa mainituilla toissijaisilla palveluilla tarkoitetaan hankintalain liitteessä B lueteltuja palveluita, joita ovat esimerkiksi virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut, oikeudelliset palvelut, koulutuspalvelut ja sosiaali- ja terveyspalvelut. Näihin palveluihin sovelletaan kansallisia hankintamenettelyitä ilman euromääräistä ylärajaa. Sen sijaan muihin EU-kynnysarvot ylittäviin palveluihin (ns. ensisijaiset palvelut eli hankintalain liitteen A palvelut) sovelletaan EU-menettelyjä täysimääräisesti.

1.4 Hankintojen ennakoidun arvon laskeminen ja pilkkomiskielto

Hankinnan arvo määrittää sovellettavan EU kynnysarvon, minkä vuoksi on oleellista, miten hankinnan ennakoitu arvo lasketaan. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella pyritään selvittämään ja ennakoimaan käynnistyvän hankinnan kokonaisarvo, jonka tulee kattaa kaikki mahdolliset hankintaan liittyvät kustannukset.

Ennakoidun arvon on pädettävä silloin, kun hankintayksikkö toimittaa hankintailmoituksen julkaistavaksi tai aloittaa muuten hankintamenettelyn.

Hankinnan ennakoidun arvon laskemista koskevia ohjeita

HANKINNAN ARVO

Yksittäinen tavara- tai palveluhankinta	Suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot
Rakennusurakka	Urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön
Tavarahankinta leasingilla, vuokraamalla tai osamaksulla	Määräaikaisen, enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus ja yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo jäännösarvo mukaan lukien. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu kuukausiarvo kerrottuna 48:lla
Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- tai palveluhankinnat	Viimeksi kuluneen 12 kk:n aikana tehtyjen vastaavien hankintojen arvo tulevan kauden muutokset huomioiden
Palveluhankinta ilman kokonaishintaa	Määräaikainen enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen kokonaisarvo Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kuukausiarvo kerrottuna 48:lla
Puitejärjestely	Puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvo

Hankintaa ei saa pilkkoa eli jakaa eriin, osittaa tai laskea hankinnan arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten välttämiseksi. Tätä periaatetta kutsutaan pilkkomiskielloksi. 
 

 

2 HANKINTOJEN SUUNNITTELU JA VALMISTELU - TOIMITTAJAN VAIKUTUSMAHDOLLISUUDET

2.1 Hankinnan valmistelu hankintayksikössä

Hankintalaki ei varsinaisesti säätele hankinnan suunnitteluvaihetta, mutta laissa kehotetaan hankintayksiköitä järjestämään hankintatoimensa siten, että hankinnat voidaan toteuttaa tehokkaasti ja suunnitelmallisesti. Ilman huolellista valmistelua tarjouspyyntö saattaa johtaa sisällöllisesti epätarkoituksenmukaiseen lopputulokseen ja toisinaan tarjouspyyntö sisältää ehtoja, jotka ovat suorastaan mahdottomia tarjoajien näkökulmasta.

Hankinnat tulisi valmistella huolella siten, että hankintayksikön laatima tarjouspyyntö vastaisi mahdollisimman hyvin hankintayksikön tarpeita ja toisaalta huomioisi alalla vallitsevat erityispiirteet. Hankinnan valmisteluun kuuluu markkinoiden kartoitus eli selvitys markkinoilla olevista tuotteista ja palveluista sekä niiden tarjoajista.

Hankintayksikkö voi toteuttaa markkinakartoituksen tutustumalla tarjontaan esitteiden, mainosten, kotisivujen avulla, tapaamalla toimittajia taikka tekemällä tietopyyntö tarjoajille.

Tietopyynnöllä tarkoitetaan vapaamuotoista, tarjoajille suunnattua kyselyä, jolla kartoitetaan esimerkiksi tarjontaa, erilaisia ratkaisuja, ko. alalla sovellettavia sopimusehtoja ja hintatasoa. Tietopyyntö voidaan myös julkaista www.hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavassa.

2.2 Markkinointi hankintayksiköille ja toimittajan rooli hankinnan suunnitteluvaiheessa

Toimittajat voivat markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan ja tähän liittyen myös esimerkiksi käydä esittelemässä palveluitaan hankintayksikölle. Hankintayksikön näkökulmasta on hyödyllistä pysyä ajan tasalla tarjolla olevista palveluista. On tärkeää tiedostaa, etteivät tällaiset myyjän aktiiviset markkinointitoimet, kahdenväliset tapaamiset ja esittelytilaisuudet ole kiellettyjä, mutta hankintayksikön vastuulla on toteuttaa ne tasapuolisesti ja ennen varsinaisen hankinnan käynnistämistä.

Hankintayksikkö voi päätyä siihen, että se kartoittaa markkinoita muulla tavoin, esimerkiksi tekemällä tietopyynnön avoimesti siten, että mahdollisimman moni toimittaja/kaikki halukkaat toimittajat voivat osallistua markkinakartoitusvaiheeseen. Tietopyynnöistä käytetään toisinaan nimitystä tekninen vuoropuhelu tai RFI (request for information).

Toimittajan kannalta on tärkeää huomata, että hankintayksiköiden tietopyyntöihin kannattaa vastata, sillä näin toimittaja pystyy yleensä jossain määrin vaikuttamaan tulevan, suunnitteilla olevan tarjouspyynnön sisältöön. Vastaamalla aktiivisesti hankintayksikön esittämiin kysymyksiin, voi toimittaja myötävaikuttaa siihen, ettei tarjouspyynnön vaatimuksista tule esimerkiksi kohtuuttomia tai epätarkoituksenmukaisia. Koska tietopyyntö on yleensä varsin vapaamuotoinen, tietopyyntöön annettavissa vastauksissa on syytä tuoda esiin seikkoja, joita hankintayksikön toivotaan huomioivan tarjouspyyntöä tehdessään. Tietopyyntövastaukseen on mahdollista yleensä sisällyttää sellaistakin tietoa, jota nimenomaan ei ole pyydetty, koska hankintayksikkö pyrkii vuoropuhelulla lisäämään omaa tietotasoaan hankinnan kohteesta ja/tai markkinasta.

Toisinaan hankintayksiköt lähettävät osana tietopyyntöä tarjouspyyntöluonnoksen kommentoitavaksi ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistämistä. Kommentointi kannattaa, sillä tarjouspyynnössä mahdollisesti olevat virheet, epäloogisuudet, liian ankarat tai kohtuuttomat sopimusehdot ja epäselvyydet voivat johtaa siihen, että koko hankintaprosessi epäonnistuu, mikä ei ole kenenkään etu.

Vaikka hankinnan suunnitteluvaihe ei ole hankintalain säätelemää, on tärkeää huomata, että tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus on otettava huomioon myös suunnittelussa. Hankintayksikkö ei voi hankinnan suunnitteluvaiheessa speksata hankinnan kohdetta yhtä toimittajaa silmällä pitäen, siten että vain tämä voi tarjota, taikka menestyä tarjouskilpailussa, vaan tarjouspyynnön pitää mahdollistaa riittävä ja todellinen kilpailu. Näin ollen hankintayksikön on huolehdittava siitä, ettei markkinakartoitusta toteuteta yksipuolisesti siten, että lopputuloksena olisi yhtä toimittajaa suosiva tarjouspyyntö. Tällainen tarjouspyyntö johtaa helposti markkinaoikeusprosessiin ja/tai hankinnan keskeyttämiseen.

 

3 HANKINTAILMOITUKSET JA NIIDEN SEURANTA 
  

3.1 Ilmoitusvelvollisuus

Hankintailmoituksella tarkoitetaan hankintayksikön ilmoitusta tarjouskilpailun aloittamisesta. Hankintailmoituksen tekeminen on säädetty pakolliseksi kaikkiin lain soveltamisalaan kuuluviin kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Hankintailmoituksen tekemisestä voidaan poiketa vain silloin, kun on olemassa suorahankintaperuste.

Ilmoitukset julkaistaan HILMA-portaalissa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi

Hankintayksiköllä ei hankintailmoituksen lisäksi ole mitään velvollisuutta tiedottaa hankinnasta edes nykyiselle toimittajalle. On siis täysin toimittajan vastuulla seurata HILMAsta oman alansa hankintailmoituksia.

Hankintailmoituksen sisältönä on mm. ilmoittaa hankinnan kohde yleisellä tasolla, sopimuskausi ja mahdolliset optiot sekä hankintaan liittyvät lisäpalvelut.

Hankintailmoitus on ensisijainen, mikäli hankintailmoitus olisi ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa. Tämä merkitsee myös sitä, että hankinnan kohdetta ei voida tarjouspyynnössä laajentaa suhteessa hankintailmoituksessa ilmoitettuun. Jos hankintailmoituksessa on esimerkiksi sopimuskaudeksi ilmoitettu 3 vuotta, ei sopimuskaudeksi voida tarjouspyynnössä ilmoittaa 4 vuotta.

Hankintailmoituksessa ilmoitetaan niistä objektiivisista ja syrjimättömistä perusteista ja säännöistä, joita hankintayksikkö tulee käyttämään rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä tarjoajien valinnassa, siinä tapauksessa, että osallistumishakemuksia tulee enemmän kuin tarjouskilpailuun otetaan mukaan tarjoajia. Nämä perusteet voivat liittyä esimerkiksi ehdokkaan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen. Hankintailmoituksessa ilmoitetaan myös tarjoajien vähimmäismäärä ja kun se on tarpeellista, myös enimmäismäärä tai vaihteluväli.

3.2 Hankintailmoitusten seuranta
 

Hankintailmoitusten seuranta on ehdottoman tärkeää, mikäli tarjoaja haluaa osallistua julkisiin hankintoihin. HILMAssa ilmoituksia voi hakea maksutta HILMAn etusivun hakukoneella. Ilmoituksia julkaistaan kuitenkin todella paljon, joten ilmoitusten seuranta voi käydä työlääksi. HILMAn sivuilta löytyy tietoa
lisäarvopalveluntuottajista, jotka tarjoavat maksullisia profiilipalveluita, joissa halutuilla hakuehdoilla toimitetaan uudet ilmoitukset suoraan sähköpostiin. Tällaisia lisäarvopalvelun tuottajia ovat mm. Inoa ja Tieke.

Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö tai linkki siihen on usein hankintailmoituksen liitteenä. Mikäli näin ei ole, tulee toimittajan pyytää tarjouspyyntö hankintayksiköltä.

Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä hankintailmoituksen tarkoituksena on ilmoittaa hankinnasta siten, että hankinnasta kiinnostuneet toimittajat voivat toimittaa hankintayksikölle osallistumishakemuksen/-pyynnön. Toisinaan hankintailmoituksen liitteenä on osallistumishakemuslomake, joka ohjaa toimittajaa tekemään osallistumishakemuksen halutussa muodossa. Valitettavasti usein näiden menettelyjen hankintailmoitukset ovat kuitenkin epäselviä sen suhteen, miten hankintailmoitukseen tulee vastata. Tällöin toimittajan kannattaa ainakin toimittaa vapaamuotoinen hakemus, jossa ilmoitetaan halusta osallistua tarjouskilpailuun. Mikäli hankintailmoituksessa on lueteltu soveltuvuusvaatimuksia tai asiakirjavaatimuksia, pitää nämä asiakirjat liittää osallistumishakemukseen. Mikäli hankintailmoituksen perusteella jää epäselväksi miten osallistumishakemus tehdään, kannattaa toimittajan pyytää hankintayksiköltä lisätietoja, mahdollisimman hyvissä ajoin ennen kuin määräaika osallistumishakemuksen tekemiselle päättyy.

Hankintailmoitusten lisäksi HILMAssa julkaistaan ennakkoilmoituksia, joiden tarkoitus on tiedottaa hankintayksikön tulevista hankinnoista sekä jälki-ilmoituksia, joiden tarkoitus on tiedottaa kuka toimittaja tuli valituksi tarjouskilpailussa. Nämä ilmoitukset eivät edellytä toimittajan reagointia.

Lisäksi HILMAssa julkaistaan suorahankintaa koskevia ilmoituksia, joiden tarkoituksena on tiedottaa hankintayksikön aikeesta tehdä suorahankinta (hankinta ilman kilpailutusta). Suorahankintaa koskevassa ilmoituksessa suorahankinta tulee perustella yksityiskohtaisesti. Toimittajan, joka haluaa riitauttaa suorahankinnan lainmukaisuuden, tulee saattaa suorahankinta markkinaoikeuden käsiteltäväksi 14 päivän kuluessa siitä, kun suorahankintaa koskeva ilmoitus on julkaistu.

4 HANKINTAMENETTELYT

4.1 Pienhankinnat eli kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat

Hankintalakia ei sovelleta alle 30.000 euron tavara- ja palveluhankintoihin, alle 100.000 euron sosiaali- ja terveyspalveluiden hankintoihin eikä alle 150.000 euron rakennusurakkahankintoihin eli ns. pienhankintoihin. Tämä tarkoittaa, ettei laissa ole säädetty niitä koskevia määrämuotoisia kilpailuttamisvelvoitteita.

Tästä huolimatta myös pienhankinnat tulee toteuttaa siten, että tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden ja avoimuuden yleiset periaatteet tulevat aina noudatettaviksi.

Useimmilla hankintayksiköillä on omat sisäiset hankintaohjeet, joita tulee noudattaa pienhankinnoissa. Yleensä hankintaohjeessa on kilpailuttamisvelvoite tietyn euromäärän ylittävien hankintojen osalta. Kilpailuttamismenettelyt ovat kuitenkin kevyemmät kuin hankintalain piiriin kuuluvissa hankinnoissa, eikä hankinnoista esimerkiksi julkaista hankintailmoitusta.

4.2 Hankintamenettelyt

4.2.1 Yleistä

Hankintalaissa on erilaisia menettelyvaihtoehtoja hankintojen toteuttamiseen. Sekä EU-hankintoihin että kansallisiin hankintoihin soveltuvat samat hankintamenettelyt. Kansallisissa hankinnoissa hankintamenettely on kuitenkin hieman joustavampaa kuin EU hankinnoissa.

Tavanomaisimmat menettelyt ovat:

• Avoin menettely -menettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat saavat tehdä tarjouksen
• Rajoitettu menettely - kaksivaiheinen menettely, jossa hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista (vähintään 5 kpl) toimittajat, joille lähettää tarjouspyynnön
• Neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely -kaksivaiheinen menettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valittujen toimittajien (vähintään 3 kpl) kanssa

Lisäksi hankintayksikkö voi tehdä yhden tai useamman toimittajan kanssa puitejärjestelyjä. Puitejärjestelyt tehdään tavallisesti noudattaen avointa tai rajoitettua menettelyä. Puitejärjestelyn ideana on kilpailuttaa usein toistuvat tavara- ja palveluhankinnat kerralla pidemmäksi ajaksi. Puitejärjestelyissä voidaan toimittajiksi valita yksi tai useita toimittajia, joilta tilauksia tehdään sopimuksen keston aikana. Puitejärjestelyt voidaan toteuttaa joko siten, että tilaukset tehdään kilpailutuksen perusteella tai siten, että tilauksia edeltää ns. kevennetty kilpailutus, jossa lopullinen toimittaja valitaan.

Harvinaisemmin käytettäviä suunnittelukilpailua, dynaamista hankintajärjestelmää sekä sähköistä huutokauppaa ei käsitellä tässä hankintaohjeessa.

Seuraavassa kerrotaan tavallisimpien hankintamenettelyiden prosessista ja käytöstä.

4.2.2 Avoin menettely

Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö käynnistää hankinnan julkaisemalla hankinnasta hankintailmoituksen, ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.

Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö voidaan lähettää hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen myös suoraan sellaisille tavaran tai palveluntoimittajille tai urakoitsijoille, joilta halutaan tarjous.

Avoimen menettelyn kulku

1. Hankintailmoituksen julkaiseminen HILMAssa ja tarjouspyynnön laatiminen
2. Toimittajat pyytävät tarjouspyynnön; hankintayksikkö lähettää asiakirjat
• hankintayksikön tulee varata tarjousten jättämiselle EU hankinnoissa 45 päivää hankintailmoituksen julkaisemisesta ja kansallisissa hankinnoissa kohtuullinen aika (esimerkiksi 2-4 viikkoa hankinnan kohteesta riippuen)
3. Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen
4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
• ennalta asetettujen tarjoajan soveltuvuusehtojen perusteella
5. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi
• ennalta asetettujen hankinnan kohdetta koskevien ehtojen perusteella
6. Tarjousten vertailu
• ennalta asetettujen valinta- ja vertailukriteerien perusteella
7. Hankintapäätöksen tekeminen
8. Päätöksen ja muutoksenhakuohjauksen tiedoksianto tarjoajille

 

4.2.3 Rajoitettu menettely

Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka saavat tarjouspyynnön (vähintään 5).

Ainoastaan ehdokkaat, jotka hankintayksikkö on valinnut ilmoittautuneiden joukosta, voivat tehdä tarjouksen. Tarjouspyyntöä ei lähetetä muille, kuin valituille tarjoajille.

Rajoitetun menettelyn kulku

1. Hankintailmoituksen julkaiseminen HILMAssa
• varattava EU-hankinnoissa 30 päivää ja kansallisissa hankinnoissa kohtuullinen aika osallistumishakemusten tekemiselle
2. Osallistumishakemusten lähettäminen ja vastaanottaminen
3. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi sekä valinta tarjousmenettelyyn
• ennalta asetettujen (hankintailmoituksessa ilmoitettujen) objektiivisten ja syrjimättömien ehtojen ja sääntöjen perusteella.
4. Valitaan tarjoajat tarjouskilpailuun ja tiedotetaan tarjoajille
5. Tarjouspyyntöjen lähettäminen valituille tarjoajille
• hankintayksikön tulee varata tarjousten jättämiselle EU-hankinnoissa 40 päivää ja kansallisissa hankinnoissa kohtuullinen aika
6. Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen
7. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi
• ennalta asetettujen hankinnan kohdetta koskevien ehtojen perusteella
8. Tarjousten vertailu
• ennalta asetettujen valinta- ja vertailukriteerien perusteella
9. Hankintapäätöksen tekeminen
10. Päätöksen ja muutoksenhakuohjauksen tiedoksianto tarjoajille

4.2.4 Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Menettelyyn on kutsuttava vähintään kolme tarjoajaa, jos soveltuvia ehdokkaita on riittävästi. Neuvottelujen tarkoituksena on parhaan tarjouksen valinta.

Hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa mukauttaakseen tarjoukset hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin ja hankintasopimuksen ehtoihin. Neuvotteluja voidaan käydä myös vaiheittain siten, että mukana olevien tarjousten määrää vähennetään käyttämällä tarjousten valintaperusteita. Vaiheittaisuudesta on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta.

Neuvottelumenettelyn kulku

Neuvottelumenettelyn kulkua on säädelty niukasti. Seuraavassa on esitetty esimerkki siitä, miten prosessi voisi sujua:

1. Hankintailmoituksen julkaiseminen HILMAssa
• varattava EU hankinnoissa 30 päivää osallistumishakemusten tekemiselle, kansallisissa hankinnoissa kohtuullinen aika
2. Osallistumishakemusten vastaanottaminen
3. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi sekä valinta neuvotteluihin
• ennalta asetettujen objektiivisten ja syrjimättömien ehtojen ja sääntöjen perusteella
• valitaan tarjoajat tarjouskilpailuun ja tiedotetaan tarjoajille
4. Alustavan tarjouspyynnön tai hankekuvauksen lähettäminen valituille ehdokkaille
5. Neuvottelut
• neuvoteltava vähintään kolmen tarjoajan kanssa
6. Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen
7. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi
• ennalta asetettujen hankinnan kohdetta koskevien ehtojen perusteella
8. Mahdolliset tarjousten tarkennukset
9. Tarjousten vertailu
• ennalta asetettujen valinta- ja vertailukriteerien perusteella
10. Hankintapäätöksen tekeminen
• päätöksen perusteleminen
11. Päätöksen ja muutoksenhakuohjauksen tiedoksianto tarjoajille

 

4.3 Suorahankinta

Suorahankinnalla tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö kilpailuttamatta hankintaa valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista. Suorahankinta on poikkeus hankintalain mukaisesta kilpailuttamisvelvoitteesta ja sitä voidaan käyttää ainoastaan, jos hankintalain mukainen suorahankintaperuste täyttyy.

Suorahankinnan lainmukaisuus voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. EU-hankinnoissa hankintalain vastaisesta suorahankinnasta voi seurata jopa sopimuskauden tehottomuus tai sopimuskauden lyhentäminen. Tämän vuoksi on tärkeää, että myös toimittaja analysoi suorahankintaan liittyvät riskinsä.

5 TARJOUSPYYNTÖÖN VASTAAMINEN

5.1 Yleistä

Tarjouspyynnössä määritellään hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset ja tarjouksen valintaperusteet sekä luetellaan ne asiakirjat, joita tarjoukseen tulee liittää.

Tarjouspyyntöön on tärkeää perehtyä huolella ja selvittää:

1. Mitkä ovat hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset
2. Mitä asiakirjoja tarjoukseen tulee liittää
3. Millä perusteilla tarjouksia vertaillaan: mitkä hinnat vaikuttavat vertailuun ja mitä muita seikkoja tarjousten vertailussa mahdollisesti huomioidaan
4. Millaisiin sopimusehtoihin tulee sitoutua tarjouksessa
5. Milloin ja missä muodossa tarjous tulee antaa
6. Miten pyydetään lisätietoja jos tarjouspyyntö on epäselvä ja miten tarjoaja saa tiedon mahdollisista tarjouspyynnön täsmennyksistä.

Jos tarjouspyyntö on jäsentymätön ja erilaisia vaatimuksia on siellä täällä, on tarjoajan syytä tehdä itselleen matriisi, johon kerätään tarjouspyynnön vaatimukset.

5.2 Tarjoajan soveltuvuus

Hankintayksikkö voi asettaa tarjoajille taloudelliseen ja rahoitukselliseen asemaan (esim. vaatimus että verot ja eläkemaksut on maksettu) sekä tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyviä vaatimuksia (esim. vaatimus, että tarjoajalla on aiempia referenssejä hankinnan kohdetta vastaavista palveluista).

Vaatimusten ja niiden täyttymisen todistamiseksi pyydettävien selvitysten tulee liittyä tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Näin ollen tarjoajan tulee ensiksi arvioida, täyttääkö tämä tarjoajan soveltuvuudelle asetut vaatimukset. Mikäli tarjoaja ei yksin täytä esitettyjä vaatimuksia (esim. tarjoajalla ei ole vaadittavaa määrää referenssejä), kannattaa tarjoajan harkita, voisiko ottaa mukaan alihankkijan, jolloin tarjoaja voisi vedota alihankkijan referensseihin tarjouksessaan (tai muodostaa muiden yritysten kanssa yhteenliittymän eli konsortion).

Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset esitetään pääsääntöisesti hankintailmoituksessa. Avoimessa menettelyssä tarjoajan soveltuvuus arvioidaan osana tarjouksen tarkastamista. Sen sijaan rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä tarjoajan kelpoisuus tarkastetaan osallistumishakemuksen tarkastamisen yhteydessä, valittaessa tarjoajia, jotka otetaan menettelyyn.

Hankintayksikkö voi sulkea pois eräisiin rikoksiin ja lainvastaisuuksiin syyllistyneet tarjoajat ja tarjoajat, joiden taloudellinen tilanne on sellainen, että perustellusti voidaan epäillä heidän toimituskykyään. Poissulkemisen edellytykset täyttyvät, jos tarjoaja on esimerkiksi konkurssissa tai laiminlyönyt verojen tai sosiaaliturvamaksujen suorittamisen.

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa (ja rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä osallistumishakemukseen) tarjoajan soveltuvuutta koskevat selvitykset.

5.3 Hankinnan kohteen kuvaus

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä yksityiskohtaisesti millaisia vähimmäisvaatimuksia hankinnan kohteelle asetetaan. Hankinnan kohteen kuvauksessa ei saa esiintyä vaatimuksena tietyn valmistajan tai tiettyä alkuperää tms. oleva tuote, ellei se ole erityisesti hankinnan luonteesta johtuen perusteltavissa. Tällöinkin on perustelujen ohella lisättävä maininta "tai vastaava". Hankinnan kohteen määrittely ei myöskään voi olla syrjivä.

Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset tai tarjous joudutaan hylkäämään. Tarjoajan tulee siis tarjota tarjouspyynnössä edellytettyä, vaikka hänellä olisi itsellään parempi idea hankinnan toteuttamiseen.

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä, millä tavoin tarjoaja osoittaa tarjoamansa tuotteen tarjouspyynnön mukaisuuden (tuleeko tarjoukseen esim. liittää tuotekuvauksia tmv.). Tarjotun tuotteen tarjouspyynnönmukaisuus tulee osoittaa vaaditulla tavalla.

5.4 Hinnoittelu

Tarjous tulee hinnoitella tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti, tai tarjous hylätään. Pienikin virhe hintojen ilmoittamisessa, johtaa pääsääntöisesti tarjouksen hylkäämiseen. Mikäli tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan useita eri hintoja, tulee tarjouspyynnöstä ilmetä, miten hintavertailu toteutetaan. Tarjoajan tulee myös huolellisesti perehtyä siihen, mitä pyydettyyn hintaan tulee sisältyä. Mikäli tarjoaja tarkoituksella tai epähuomioissa ilmoittaa esim. tarjouksen kansilehdellä, että ”Lisäksi veloitamme matkakulut toteutuneen mukaisesti” ja tarjouspyynnössä on edellytetty niiden sisältyvän hintaan, tulee tarjous hylätä.

Hinnoittelussa tulee sitoutua myös tarjouspyynnön vaatimuksiin hinnoittelun sitovuudesta ja kiinteydestä. Jos hankintayksikkö esim. edellyttää, että hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden, tulee tarjoajan sitoutua tähän. Tarjouksessa esitetyt poikkeamat koskien hinnoittelun kiinteyttä johtavat tarjouksen hylkäämiseen, mikäli ne poikkeavat tarjouspyynnön ehdoista. Suositeltavaa on, ettei tarjoaja ala tarjouksessaan esittää mitään omia ehtoja, vaan toteaa yksikantaan hyväksyvänsä tarjouksen ehdot.

Turvallisinta on ilmoittaa ainoastaan ne hinnat, joita tarjouspyynnössä nimenomaisesti pyydetään.

5.5 Tarjouksen valintaperuste

Tarjouksen valintaperusteella tarkoitetaan sitä ominaisuutta, jonka perusteella tarjouksista valitaan paras. Valintaperuste voi olla halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Jos valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, valintaan vaikuttavat muutkin tekijät kuin hinta. Valintaperuste tulee ilmoittaa jo hankintailmoituksessa.

Jos valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, tulee tarjouspyynnössä luetella kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteet. EU-hankinnoissa tulee ilmoittaa myös vertailuperusteiden painoarvot, kansallisissa hankinnoissa riittää tärkeysjärjestys.

Vertailuperusteilla tarkoitetaan niitä eri tekijöitä, joilla kokonaistaloudellisuutta arvioidaan. Vertailuperusteina voidaan käyttää esim. hintaa, käyttökustannuksia, toiminnallisia ominaisuuksia ja ympäristövaikutuksia. Vertailuperusteet tulee ilmoittaa niin tarkasti, että tarjoaja tarjousten laatiessaan tietää, millä seikoilla tarjousvertailussa on merkitystä.

Tarjousta laatiessaan tarjoajan tulee siis kiinnittää erityistä huomiota siihen, millä perusteella (minkä selvitysten perusteella) tarjousta vertaillaan. Tarjouksessa tulee mahdollisimman selkeästi tuoda esiin niitä seikkoja, joilla on merkitystä vertailussa. Hankintayksikön tulee huomioida tarjoukset sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle, eikä muita kuin tarjouksesta ilmeneviä seikkoja saa huomioida. Tarjousten vertailuun vaikuttavien seikkojen osalta hankintayksikkö ei pääsääntöisesti myöskään saa pyytää tarjoajilta täsmennyksiä. Erityisesti tarjoajan, joka on kilpailutettavan palvelun nykyinen toimittaja, tulee huomioida, että hankintayksikkö ei voi huomioida tiedossaan olevia, toimittajaa koskevia tietoja, vaan vaadittavat selvitykset tulee tuoda esille tarjouksessa.

5.6 Tärkeimmät sopimusehdot

Tarjouspyynnössä tulee ilmoittaa tärkeimmät hankintasopimukseen sovellettavat sopimusehdot, eli ainakin kaikki hinnoitteluun vaikuttavat ehdot. Toisinaan tarjouspyynnön liitteenä on sopimusmalli, joka tarjoajan tulee tarjouksessaan hyväksyä. Usein tarjouspyynnössä myös määritellään ne yleiset sopimusehdot, joita hankintasopimukseen tullaan sisällyttämään.

Sovellettavia vakioehtoja voivat olla esimerkiksi seuraavat: Tavarahankinnat: JYSE 2009 TAVARAT, Palveluhankinnat: JYSE 2009 PALVELUT, tietotekniikkahankinnat: Julkisen hallinnon IT- hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) ja niihin liittyvät erityisehdot hankinnan kohteen mukaan, rakennusurakat: Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998), konsulttitoiminta: Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 1995) ja kiinteistöhoitopalvelut: Kiinteistönhoitoliiton yleiset sopimusehdot (KH-I YSE 2000).

Hyvin yleinen syy tarjouksen hylkäämiseen on se, että tarjoaja liittää tarjoukseen omia sopimusehtoja. Kyse voi usein olla pienistäkin asioista, esim. tarjouksen kansilehdellä ilmoitettu että maksuehto on 14 päivää, vaikka tarjouspyynnössä tai sovellettaviksi ilmoitetuissa JYSE ehdoissa maksuehto on 21 päivää. Tällaisessakin tilanteessa kyse on tarjouksen hinnoitteluun vaikuttavasta tarjouspyynnön vastaisesta ehdosta, jonka vuoksi tarjous on hylättävä.

On turvallisinta, että tarjoukseen ei siis lisätä mitään ehtoja, joita ei ole pyydetty vaan todetaan, että tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön ehdot. Mikäli ehdot ovat kohtuuttomat tarjoajan kannalta, oikea vaikuttamistapa on yrittää ennen tarjousajan päättymistä perustella hankintayksikölle, miksi ehtoa pitäisi muuttaa tarjouspyynnössä.

5.7 Määräaika tarjouksen tekemiselle ja tarjouksen muoto

Tarjous on ehdottomasti laadittava pyydetyssä muodossa, esim. kirjallinen, sähköinen versio suljetussa kirjekuoressa ja tarjous tulee tehdä muutenkin noudattaen kirjaimellisesti tarjouspyynnön ehtoja. Tarjous tulee toimittaa hankintayksikölle asetetut määräajan puitteissa. Myöhässä toimitetut tarjoukset tulee hylätä.

6 TARJOUSTEN KÄSITTELY

6.1 Toimittajien valinta ja päätöksenteko

Seuraavassa kerrotaan tarjousten käsittelystä hankintayksikössä. Mikäli tarjoaja haluaa jälkikäteen selvittää, onko esimerkiksi voittanut tarjous tarjouspyynnön mukainen, tarjoajan tulee arvioida, onko tarjousten käsittely ollut tämän luvun mukainen.

6.2 Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Päätöksenteko hankinnoissa on kaksivaiheinen prosessi. Ensivaiheessa arvioidaan tarjoajien soveltuvuutta ja pois suljetaan ne, jotka eivät täytä hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä asetettuja ehdottomia soveltuvuusvaatimuksia.

Sellaista tarjousta tai toimittajaa, joka ei täytä tarjouspyynnön ehdottomia soveltuvuusvaatimuksia, ei saa ottaa mukaan vertailuun. Tarjoajaa voidaan kuitenkin pyytää täydentämään antamiaan tarjoajan poissulkemisperusteita koskevia selvityksiä taikka taloudellisia, ammatillisia tai teknisiä selvityksiä.

Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä valituille tarjoajille.

6.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Ennen tarjousten vertailua tulee tarkastaa, että tarjoukset ovat muodollisesti tarjouspyynnön mukaisia ja sisältävät kaikki pyydetyt ominaisuudet ja selvitykset.

Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset on pääsääntöisesti hylättävä, mikäli kyseessä on tarjousten sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttava seikka. Tarjousten tietoihin voidaan kuitenkin joissain tilanteissa pyytää lisäselvityksiä, jos tarjous liitteineen ei anna riittävää informaatiota ja tarkoituksena on ainoastaan selventää tarjousten sisältöä eikä lisäselvitysten pyytämiseen sisälly muiden tarjoajien syrjintää, hinnoista tinkimistä tai tarjouksen ehtojen muuttamista. Tarjousta, joka olisi puutteellisena pitänyt hylätä, ei saa pyytää täydentämään tai täsmentämään.

6.4 Tarjousten vertailu

Toisessa vaiheessa toimittajaksi valitaan tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien mukaan joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt toimittaja.

Tarjouksen kokonaistaloudellisuutta vertaillaan kaikilla tarjouspyynnössä ilmoitetuilla vertailuperusteilla. Muita kuin tarjouspyynnössä ilmoitettuja seikkoja ei tarjousvertailussa saa huomioida.
 

 

6.5 Mitä tietoja hankintapäätöksestä tulee ilmetä?

Hankintalain piiriin kuuluvista hankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, josta käyvät ilmi päätöksen perustelut. Päätöksestä on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, joita ovat ainakin ehdokkaan, tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä perusteet, joilla hyväksyttävien tarjousten vertailu on tehty. Tarjousvertailun tulee olla niin yksityiskohtainen, että tarjoaja sen perusteella ymmärtää, miten hänen tarjoustaan on arvioitu ja miten ja millä perusteella se on sijoittunut tarjousvertailussa suhteessa muihin tarjoajiin.

Tarjoajille lähetetään päätöksestä ilmoitus, josta käyvät ilmi valittu tarjoaja ja valinnan perustelut. Ilmoitukseen on liitettävä valitusosoitus markkinaoikeuteen ja oikaisuohje, jossa selostetaan, miten ehdokas tai tarjoaja voi saattaa asian hankintayksikön käsiteltäväksi hankintaoikaisuna. Päätös, joka koskee ehdokkaan jättämistä tarjouskilpailun ulkopuolelle, voidaan antaa tiedoksi tarjoajien valinnan yhteydessä tai lopullisen hankintapäätöksen yhteydessä.

Hankintapäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisesti tai kirjeitse. Sähköistä tiedoksiantoa varten ehdokasta tai tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksen antamisen yhteydessä yhteystieto, johon hankintapäätös annetaan tiedoksi. Sähköisesti tiedoksiannettaessa päätös katsotaan tiedoksisaaduksi lähettämispäivänä (jollei esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta). Sähköpostiin on merkittävä viestin lähettämispäivä. Tavallinen kirjetiedoksianto on myös mahdollinen, jolloin päätös katsotaan tiedoksisaaduksi 7 päivän kuluttua lähettämisestä. Ellei päätöksestä valiteta, päätös tulee lainvoimaiseksi valitusajan kuluttua umpeen. Valitusaika (14 vuorokautta) alkaa juosta tiedoksisaantia seuraavasta päivästä.

7 SOPIMUKSEN TEKO

7.1 Sopimukset

Hankintalain piiriin kuuluvista hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus. EU-hankintoihin on säädetty 21 päivän pakollinen odotusaika, jonka kuluessa hankintasopimusta ei vielä saa tehdä. Kansallisia hankintoja tämä pakollinen odotusaika ei koske. Näissäkin hankinnoissa on hankintayksikkö usein odottaa valitusajan (14 vuorokautta) päättymistä, ennen sopimuksen solmimista, jos se aikataulullisesti on mahdollista.

Sen jälkeen, kun päätös hyväksyttävästä toimittajasta on asianmukaisin perustein tehty, voidaan tämän kanssa tarvittaessa vielä neuvotella sopimuksen vähäisistä yksityiskohdista. Neuvotteluissa ei voida muuttaa kilpailutettua kokonaisuutta olennaisesti. Mikäli kokonaisuus muuttuisi olennaisesti, olisi kyseessä suorahankinta eikä kilpailun kohdetta koskeva sopimusneuvottelu.

Valitulle tarjoajalle osoitettavasta ilmoituksesta pitäisi käydä ilmi, että sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamisella vaan vasta, kun kirjallinen hankintasopimus on allekirjoitettu.

8 OIKEUSSUOJAKEINOT

8.1 Tarjouskilpailuun osallistuneen oikeussuojakeinot ja sopimuksen täytäntöönpano

Tarjoajilla ja ehdokkailla on käytössään useita keinoja vaatia oikeutta hankintaprosessissa tapahtuneesta virheestä. Yleisimmät ovat hankintaoikaisu ja markkinaoikeusvalitus. Muita keinoja, joita tässä ohjeessa ei käsitellä ovat mm. vahingonkorvauksen vaatiminen käräjäoikeudessa ja julkisuuslakiin liittyvät valitukset hallinto-oikeuteen.

Mikäli tarjoaja tekee valituksen hankinnasta markkinaoikeuteen, EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, hankintayksikkö ei saa tehdä hankintasopimusta valituksen käsittelyaikana (muutoksenhaun lykkäävä vaikutus eli automaattinen suspensio). Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi tehdä sopimuksen halutessaan heti päätöksen tekemisen jälkeen.

Hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti EU-hankintaa koskevan valituksen käsittelyn ajaksi. Järjestely voidaan tehdä tilaamalla se hankintamenettelyyn osallistuneelta tai aiemmalta toimittajalta. Väliaikaisen järjestelyn sijasta hankintayksikkö voi myös pyytää markkinaoikeudelta päätöstä, jossa täytäntöönpano sallitaan eli markkinaoikeus antaa hankintayksikölle poikkeuksellisen luvan tehdä sopimuksen EU-hankinnassa, vaikka siitä onkin valitus vireillä.

8.2 Hankintaoikaisu

Mikäli hankintalain soveltamisessa on tapahtunut virhe, hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksen tai muun toimen, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen hankintaoikaisuna. Korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta silloinkaan, kun korjaaminen tapahtuu osapuolen vahingoksi. Hankintaoikaisu ei ole mahdollinen, jos sopimus on jo solmittu.

Hankintaoikaisu tulee vireille hankintayksikön omasta aloitteesta tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä oikaisua koskeva vaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikön omassa harkinnassa on ottaa asia käsiteltäväkseen ilman tehtyä hankintaoikaisuvaatimusta 60 päivän kuluessa siitä, kun päätös tai toimenpide on tehty (edellyttäen, ettei hankintasopimusta ole tehty).

Valitus markkinaoikeuteen ei estä hankintayksikköä tekemästä hankintaoikaisua. Valitusajat alkavat juosta yhtä aikaa eli toisen valituksen tekeminen ei lykkää toisen määräaikaa.

Hankintaoikaisua sovelletaan myös sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn toimenpiteen korjaamiseen, johon ei muuten sovelleta hankintalakia, esimerkiksi pienhankintoihin.

8.3 Valitus markkinaoikeuteen

Tarjoajilla on mahdollista viedä hankintaa koskeva asia virheellisestä hankintamenettelystä markkinaoikeuteen. Valituksen voi tehdä kansalliset ja EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista. Pienhankinnoista voi valittaa markkinaoikeuteen sillä perusteella, että hankinta on perusteettomasti pilkottu pienemmäksi siinä tarkoituksessa, että hankintalain soveltamisesta vältyttäisiin.

Muutoksenhakuaika on 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Muutoksenhakuaika on 6 kk päätöksen tiedoksisaannista, jos päätös tai valitusosoitus on ollut puutteellinen tai virheellinen. Jos päätöstä ei ole lainkaan lähetetty asianosaisille tiedoksi, muutoksenhakuaika ei ala kulua.

Tarjoajalle on asetettu velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle, mikäli se aikoo valittaa hankinnasta markkinaoikeuteen.

Mikäli hankinnassa on toimittu virheellisesti, markkinaoikeus voi käyttää ns. reaalikeinoja eli
• kumota hankintayksikön päätöksen osaksi tai kokonaan
• kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankintaa koskevassa asiakirjassa olevaa kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä
• velvoittaa hankintayksikön korjaamaan virheellisen menettelyn.

Markkinaoikeus voi myös määrätä hakijalle maksettavaksi hyvitysmaksua. Hyvitysmaksun määräämisen edellytykset voivat täyttyä, jos
• sopimuksen solmimisen vuoksi reaalikeinot eivät ole markkinaoikeuden käytettävissä;
• asianosaisella olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä ja
• reaalikeinot olisivat liian haitallisia tai

Hyvitysmaksun suuruutta määritettäessä otetaan huomioon virheen laatu, hankinnan kokonaisarvo ja hakijalle aiheutuneet kustannukset ja vahinko. Hyvitysmaksun määrä ei saa ilman erityistä syytä ylittää 10 % hankinnan kokonaisarvosta.

EU- kynnysarvon ylittävissä tavarahankinnoissa, A- palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa markkinaoikeus voi todeta sopimuksen tehottomaksi ja/tai määrätä hankintayksikön maksamaan valtiolle seuraamusmaksun tai lyhentää hankintasopimuksen sopimuskauden päättymään määräämänsä ajan kuluttua. EU- kynnysarvon ylittävissä B-palveluhankinnoissa markkinaoikeus voi määrätä hankintayksikön maksamaan valtiolle seuraamusmaksun tai lyhentää hankintasopimuksen sopimuskauden päättymään määräämänsä ajan kuluttua. Sopimuskauden lyhentäminen, sopimuksen tehottomuus ja seuraamusmaksu ovat mahdollisia vain tietyissä räikeissä hankintalain rikkomistilanteissa, esim. laittoman suorahankinnan osalta ja jos hankintasopimus on tehty odotusaikana.

Sopimuksen tehottomuus on oikeudelliselta luonteeltaan hallinnollinen seuraamus, joka kohdistuu hankintayksikköön ja sen sopimuskumppaniin. Sopimus voidaan määrätä tehottomaksi markkinaoikeuden ratkaisuhetkestä lukien eli tehottomuus voi koskea vain vielä täyttämättä olevia sopimusvelvoitteita. Sopimuskauden lyhentäminen on tehottomuutta lievempi seuraamus, sillä sopimus tulee tehottomaksi vasta tietyn ajan kuluttua päätöksestä. Seuraamusmaksu on sakonluonteinen sanktio, jonka hankintayksikkö määrätään maksamaan valtiolle. Seuraamusmaksun määrä ei saa ilman erityistä syytä ylittää 10 % hankinnan kokonaisarvosta.
Ennen valituksen tekemistä, tarjoajan kannattaa huolellisesti arvioida valituksen menestymismahdollisuuksia ja mitä valituksella saavutetaan. Tässä arvioinnissa on syytä käyttää juridista asiantuntija-apua.