Julkiset hankinnat
Mikä vertailun perustelussa on vaikeaa?
Tarjousten vertailun perustelu
Aiemmissa juttusarjan blogeissa on käsitelty referenssien käyttöä hankintaprosessissa sekä sitä, miten tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita on käytettävä vertailussa sellaisenaan.
Tämä aihealue, - vertailuperusteiden asettaminen, niiden käyttäminen ja vertailun perusteleminen ilmoitetuilla kriteereillä - on osoittautunut markkinaoikeuden ratkaisuista tehdyssä analyysissä asiaksi, josta eniten valitetaan ja saadaan tuomioita: Eeva Kiviniemi, Hankintaprosessin virheet markkinaoikeuden käytännössä 2010-2011.
Perustelujen ongelmia näyttäisivät olevan:
- vertailu ihan eri perusteilla, kuin mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu sekä vertailuperusteiden muuttaminen vertailuvaiheessa, jolloin perustelu ja tarjouspyyntö eivät ole yhteneväisiä ja tarjojajat eivät ole voineet tietää mitä piti tarjota
- lainvastaisten vertailuperusteiden käyttäminen
- perustelujen kirjoittamatta jättäminen
Näiden asioiden korjaamiseen ei tarvita oikeastaan muuta kuin tarkkuutta ja resursseja. Käytetään lain sallimia perusteita, vain ilmoitettuja perusteita ja kirjoitetaan perustelut sellaiseksi, että niistä tarjoajat ymmärtävät mitä on tehty.
Vaikeampaa on sitten kirjoittaa perustelut vielä sellaiseen muotoon, että niissä on selkeä sisältö, mutta mitään salassa pidettävää tietoa ei paljasteta sekä niin, että perustelut eivät suututa ketään. Salassa pidon suhteen tilanne on yleensä se, että on parempi olla vähän varovaisempi kuin rohkeampi, koska salassa pidettävän tiedon luovuttaminen on rikoslaissa rangaistavaksi määrätty. Toisessa vaakakupissa painaa tietenkin se, että perustelujen on oltava riittävät ja julkisuuslakiakin vielä muutettiin tältä osin, niin, että perusteluista on ilmettävä muutakin kuin tarjouksen hinta ja kansilehti...
Entä sitten se, että ei suututeta ketään? Käytännön hankintaprosessissa pitäisi pystyä ottamaan huomioon inhimillinen puoli, joka tarkoittaa sitä, että muistettaisiin tarjouspapereiden takana olevat ihmiset. Tiedän kyllä, että suuren tarjouspaperivuoren kanssa työskennellessä, on helppo ajautua etäälle tästä näkökulmasta. Joskus se on jopa välttämätöntä, että pystyy saamaan valtavan työurakan järjestelmällisesti hoidettua loppuun. Siitä huolimatta viimeistään vertailuja kirjoitettaessa, on mietittävä, miltä tämä perustelu minusta näyttäisi ja tuntuisi, jos saisin tämän pöydän toisella puolella käteeni. Hankkijan on siis pystyttävä asettumaan tarjoajan saappaisiin mielikuvituksessaan.
Kukaan ei halua kuulla omasta tarjouksestaan, että se on esim. vanhanaikainen, epäselvä, osoittaa kokemattomuutta, sekava, huono tai epäonnistunut. Asian voi sanoa myös niin, että perustelut eivät ole loukkaavia, mutta kuitenkin tuovat esiin tarjouksen kehittämiskohdat sekä sen, miten tarjous on sijoittunut suhteessa parhaaseen tarjoukseen: ”ei niin uudenaikainen kuin parhaaksi arvioitu, ei niin selkeä, ei niin hyvä tai ei niin onnistunut”. Eihän noistakaan hyvä mieli tule, mutta kyllähän se vertailu on perusteltavakin.
Mielestäni siis huomaavaisuus, tarkkuus ja sen hyväksyminen, että kirjoitustyö vie aikaa ja resursseja, ratkaisevat useimmat perusteluihin liittyvät ongelmat. Helppoahan se ei kuitenkaan ole ja monesti prosessin lopussa alkaa olla projektiryhmällä voimat lopussa. Työmäärää voidaan tietenkin vähentää niin, että alusta asti pyritään siihen, että vertailu tehdään mahdollisimman automaattisesti, esim. hankintajärjestelmää tai edes exelin laskentaohjelmaa hyödyntäen. Rajataan kilpailu sopivan suuruiseksi eikä käytetä liian tulkinnanvaraisia vertailuperusteita. Myös vertailuperusteiden määrää ja niihin toimitettavaa aineistoa voidaan rajoittaa ja hallita sen toimittamistapaa. Monet asiat voidaan lisäksi esittää vähimmäisvaatimuksina, jolloin tarjousten keskinäinen vertailu ja perustelun aukikirjoittaminen jää vähemmälle tältä osin.
Julkaistu: 16.11.2011